催讨函怎么写，一份专业、清晰且具有法律效力的文书，催讨函怎么写范文

本文目录导读：

1. 催讨函的基本含义
2. 催讨函的适用场景
3. 催讨函的撰写要点
4. 催讨函的范文示例

一、引言

在商业交往中，合同履行是维护合作双方权益的重要环节，在实际操作过程中，我们经常会遇到一方未能按照合同约定履行义务的情况，催讨函作为一种有效的书面催促手段，能够帮助我们及时维护自身权益，如何撰写一份专业、清晰且具有法律效力的催讨函呢？本文将从写作要点、结构安排和语言表达三个方面提供详细的指导。

二、写作要点

1. 明确目标与立场

在撰写催讨函时，要明确我们的目标是什么，即希望通过催讨函达到什么效果，是为了提醒对方履行合同义务，还是希望对方支付违约金等，我们也要清楚地表明自己的立场，即我们是如何认为对方的违约行为以及相应的法律后果的。

2. 详实的事实与依据

为了使催讨函更具说服力，我们需要提供充分的事实和法律依据，这包括具体的违约行为描述、相关的证据材料以及法律依据的引用，通过详实的事实和依据，可以让对方更加清楚地认识到自己的错误以及可能面临的法律责任。

3. 规范的格式与语言

催讨函作为公文的一种，其格式和语言要求也较为严格，我们需要确保文书结构的完整性，包括称呼语、正文、落款等部分，在语言表达上，我们要做到简洁明了、逻辑清晰、气势充沛，避免使用模糊或带有情绪色彩的词汇。

三、结构安排

1. 称呼语

根据对方的身份和具体情况，选择合适的称呼语，如“尊敬的XX负责人”、“XX公司法定代表人”等，如果采用邮件方式发送，可以在称呼语前加上“尊敬的”或“敬爱的”。

2. 引言

简要说明写信的原因和目的，以及对方的违约行为给我们带来的直接影响，这部分内容旨在引起对方的重视，为后文的正式诉求奠定基础。

3. 正文

这是催讨函的核心部分，需要详细阐述违约行为的性质、造成的损失、法律依据以及对我们的影响，可以从以下几个方面进行阐述：

a.详细描述违约行为：包括违约时间、地点、涉及的产品或服务等具体细节，这有助于对方更加清晰地认识到自己的错误。

b.阐述违约造成的损失：分析违约行为对我们造成的具体损失，如支付款项的延误、额外费用的产生、合同纠纷的处理成本等，这部分内容需要根据实际情况进行详细计算和说明。

c.引用相关法律依据：引述与本案相关的法律法规、司法解释或案例判决等内容作为支持和主张的法律依据，这可以增强催讨函的权威性和说服力。

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d.提出明确要求：根据前面的分析和阐述，向对方提出具体的要求，如支付违约金、履行合同义务等，要求应具体、明确且合理，以便对方能够准确理解和响应。

4. 结尾

总结全文内容，再次强调我们的立场和要求，表达出对对方能够认真对待并尽快解决问题的期望和信心，这部分内容需要简洁明了，给对方留下深刻印象。

5. 落款

写上发信人的姓名或单位名称、地址、联系电话等详细信息，并加盖公章以示正式和权威性，如果是公司出具的催讨函还需要有法定代表人签字。

四、语言表达

1. 简洁明了

避免使用过于复杂或冗长的句子和词汇让读者能够快速理解我们想要表达的核心意思，采用简练、明了的语言能够让读者更加高效地获取关键信息。

2. 客观中立

在描述违约情况和提出要求时保持客观中立的态度不夸大事实也不隐瞒真相以真实、准确的信息来说服对方，客观中立的态度有助于建立信任感促进沟通和协商的顺利进行。

3. 强调重点

针对关键问题和核心诉求进行重点强调用鲜明的措辞和有力的语气突出重点内容使得阅读者能够迅速抓住我们的主要关切和目标所在，通过强调重点可以更好地引起对方的重视和响应。

4. 保持礼貌

虽然催讨函是一种法律文书但在表达上仍需注重礼貌和尊重避免使用过于生硬或冒犯性的语言给对方留下一定的尊严和面子，礼貌的语言有助于建立良好的沟通氛围促进双方的友好合作。

五、实例分析与总结

让我们通过一个实际的例子来了解如何撰写一份催讨函。

假设我们是一家公司的销售经理在最近的销售过程中发现另一家公司未能按照合同约定及时交付货物导致我们公司承担了较大的经济损失，为了维护自身权益我们决定向对方发送一份催讨函。

我们在称呼语中明确了自己的身份和目的如“尊敬的XX公司负责人”；然后简要说明了写信的原因和对方的违约行为给我们带来的影响；接着详细描述了违约行为的具体情况包括交货时间、地点以及给我们公司造成的具体损失等部分；此外我们还引用了相关的法律法规作为支持和主张的法律依据；最后提出了明确的诉求要求对方立即支付违约金并履行合同义务。

通过这份催讨函我们成功地引起了对方的重视并表达了自己的意愿希望对方能够认真对待并尽快解决问题，在实际操作中我们还可以根据具体情况对催讨函的内容进行调整和修改以满足不同的需求和场景。

撰写一份专业、清晰且具有法律效力的催讨函需要我们从目标与立场、事实与依据、格式与语言等方面进行全面考虑和精心设计，只有这样我们才能够充分维护自身权益并在商业交往中取得更好的合作效果。

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催讨函的基本含义

催讨函是指在特定的情境下，由一方当事人向另一方当事人发出的一种书面通知或请求，要求对方在一定期限内履行特定的义务或承诺，在商务、法律、金融等领域，催讨函的撰写和使用具有重要的作用。

催讨函的适用场景

1、商务合作中的欠款追讨。

2、借贷合同中的还款催促。

3、租赁关系中的租金追讨。

4、行政处罚中的罚款缴纳提醒。

5、其他需要催促履行的场景。

催讨函的撰写要点

1、明确的主题和目的：在撰写催讨函时，要明确主题和目的，确保函件具有针对性和具体性。

2、明确的当事人和背景：在函件中明确双方当事人的名称、地址、联系方式等基本信息，以及相关的背景信息，便于双方沟通和理解。

3、明确的义务或承诺：在函件中明确催促的义务或承诺内容，确保对方能够清楚理解并履行。

4、明确的期限和方式：在函件中明确催促的期限和方式，如要求对方在一定期限内完成特定的义务或承诺，并说明具体的支付方式或途径。

5、礼貌的语言和措辞：在撰写催讨函时，要注意使用礼貌的语言和措辞，避免引起不必要的冲突和矛盾。

催讨函的范文示例

以下是一个商务合作中欠款追讨的催讨函范文示例：

XXX公司：

感谢贵公司与我们XXX公司签订的商务合同，根据合同约定，贵公司应在合同签订后30日内支付合同款项，我们注意到贵公司至今尚未完成该笔款项的支付，对此我们表示关切。

为了维护双方的良好合作关系，我们在此催促贵公司尽快完成合同款项的支付，请贵公司在收到本函后5个工作日内，将合同款项支付至我们指定的账户，如贵公司未能按时支付，我们将不得不采取进一步的法律措施来保护我们的合法权益。

再次感谢贵公司的合作与支持，期待贵公司能够尽快解决该问题，共同推动双方合作的顺利进行。

此致

敬礼！

XXX公司

在撰写催讨函时，要注意明确主题和目的，明确当事人和背景，明确义务或承诺，明确期限和方式，并使用礼貌的语言和措辞，在发送催讨函后，要保留好相关的证据材料，以便在需要时提供证明。