调档函怎么写

调档函是考生或用人单位在申请档案转移时，向档案所在机构或部门出具的书面说明，调档函的撰写需要遵循一定的格式和要求，以确保能够有效地进行档案转移，下面将详细介绍调档函的写法，帮助读者更好地完成档案转移。

调档函的基本格式

调档函的标题应简洁明了，一般写明“调档函”或“档案转移函”。

2、称谓：在标题下方写明接收档案机构的名称和地址，以及申请调档的单位或个人名称。

3、正文：正文应明确说明调档的原因、目的和要求，以及申请调档的单位或个人对档案使用的承诺。

4、在正文下方写明申请调档的单位或个人名称和日期，以及联系方式。

调档函的撰写要求

1、简洁明了：调档函应简洁明了，避免冗长的句子和复杂的词汇。

2、明确说明：在调档函中明确说明调档的原因、目的和要求，以便接收档案机构能够准确理解申请者的意图。

3、承诺保证：申请调档的单位或个人应对档案的使用做出承诺，保证不会滥用或泄露档案中的信息。

4、联系方式：在调档函中写明申请者的联系方式，以便接收档案机构在需要时能够与其取得联系。

调档函的范文

以下是一个简单的调档函范文，供读者参考：

“档案转移函”

尊敬的[接收档案机构名称]：

您好！我是[申请调档的单位或个人名称]，因[调档原因]需要，特向贵机构申请将[档案名称]转移至我处。

我单位或个人承诺，将严格按照档案使用规定，妥善保管和使用档案中的信息，不会滥用或泄露，我们也愿意承担因档案转移而产生的相关责任和费用。

请贵机构协助办理档案转移事宜，将档案转移至以下地址：[转移地址]，如有任何疑问或需要进一步了解详情，请随时与我联系，谢谢！

此致

敬礼！

[申请调档的单位或个人名称]

XXXX年XX月XX日”

注意事项

1、在撰写调档函时，应仔细核对每一处信息，确保准确无误。

2、调档函的语气应礼貌、诚恳，避免过于生硬或过于委婉。

3、在发送调档函前，应再次确认接收档案机构的名称和地址，以及申请调档的单位或个人名称和联系方式，确保信息无误。

4、调档函的发送方式应根据具体情况而定，一般可通过邮寄、传真或电子邮件等方式发送，但具体方式应根据接收档案机构的要求而定。

调档函是考生或用人单位在申请档案转移时必须出具的书面说明，在撰写调档函时，应遵循一定的格式和要求，明确说明调档的原因、目的和要求，并做出承诺保证，在发送调档函前，应仔细核对每一处信息，确保准确无误，希望本文能够对您有所帮助。